Contoh Minutes of Meeting (MoM)

Saat rapat, diskusi sering kali menghasilkan berbagai keputusan besar dan rencana kerja (action plan). Jika tidak dicatat dengan baik, poin-poin penting ini sangat rawan terlupakan begitu saja.

 

Gunakan contoh Minutes of Meeting (MoM) atau notulen rapat ini untuk mencatat setiap pembahasan dan langkah selanjutnya dengan lebih rapi. Formatnya bisa dimodifikasi lagi agar lebih sesuai dengan kebutuhan kantor.

 

Apa Itu Minutes of Meeting (MoM)?

 

Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan tertulis yang merangkum seluruh jalannya rapat. Dokumen yang biasa disebut notulen rapat ini menjadi acuan resmi apa saja yang sudah dibahas dan diputuskan dalam pertemuan tersebut.

 

Isi Minutes of Meeting cenderung merangkum agenda, inti dari setiap diskusi, serta kesepakatan akhir. Jadi, semua orang yang hadir punya pemahaman sama mengenai hasil rapat tersebut.

 

Misalnya, tim mengadakan rapat untuk membahas rencana peluncuran produk. Notulen rapat ini akan memuat tanggal rilis yang sudah ditentukan serta keputusan mengenai channel promosinya. Selain itu, terdapat informasi pembagian tugas seperti siapa yang menyusun konten atau siapa yang mengurus anggaran.

 

Biasanya, ada satu orang yang ditunjuk untuk mencatat selama rapat berlangsung atau segera setelahnya. Notulen rapat kemudian dibagikan kepada semua peserta supaya masing-masing bisa melihat kembali apa saja yang perlu ditindaklanjuti.

Sudah Tahu Belum?

Istilah “minutes” ternyata sama sekali tidak ada hubungannya dengan satuan waktu atau menit. Kata ini diyakini berasal dari frasa bahasa Latin, yaitu minuta scriptura. Secara harfiah, istilah tersebut berarti “catatan kecil” atau “catatan kasar”.

Kapan Minutes of Meeting Dibutuhkan?

MoM biasanya dibuat saat ada diskusi atau keputusan penting yang perlu didokumentasikan agar bisa dibagikan ke anggota tim lainnya. Catatan ini sangat diperlukan dalam rapat internal maupun pertemuan dengan pihak luar supaya ada bukti tertulis dan rencana tindak lanjut yang jelas.

 

Beberapa momen yang biasanya membutuhkan Minutes of Meeting antara lain:

 

  • Diskusi tim atau pembahasan proyek tertentu
  • Rapat dengan klien atau pemangku kepentingan (stakeholder)
  • Pertemuan direksi atau rapat manajemen perusahaan
  • Sesi perencanaan strategis dan evaluasi kerja

Apa Saja Isi Minutes of Meeting?

Notulen rapat atau Minutes of Meeting biasanya memuat detail penting agar semua hasil diskusi dan rencana tindak lanjut tercatat dengan jelas:

 

  • Judul rapat
  • Hari, tanggal, dan waktu
  • Lokasi atau platform pertemuan
  • Daftar hadir (opsional)
  • Poin-poin agenda
  • Topik pembahasan
  • Daftar tugas (serta penanggung jawab dan deadline)
  • Informasi rapat selanjutnya (jika ada)

Apa yang Harus Dilakukan Setelah Minutes of Meeting Dibagikan?

Begitu notulen rapat diterima, para peserta biasanya akan mengecek isinya kembali. Tujuannya untuk memastikan semua poin yang tertulis sudah benar dan sesuai dengan hasil pembicaraan di dalam rapat.

 

Karyawan yang mendapat tugas bisa segera mulai melaksanakannya agar semua target selesai tepat waktu. Dengan begitu, keputusan yang sudah diambil saat rapat tidak sebatas wacana saja, tapi benar-benar terlaksana sampai tuntas.

 

Minutes of Meeting juga menjadi arsip penting untuk ke depannya. Anda bisa mengeceknya lagi kapan saja untuk memantau progres proyek atau menagih pekerjaan yang ngadat.

 

Silakan unduh gratis contoh notulen rapat atau Minutes of Meeting (MoM) buatan Jibble di bawah gambar ini.

contoh notulen rapat atau minutes of meeting (MoM)

Contoh Minutes of Meeting gratis dari Jibble

Lihat semua